Blog de la Secretaria General del SENA

Formato de Bienes y Rentas. Abril 14 de 2008

2008-04-14T17:17:00.000-07:00

CIRCULAR
3-2008-00152
Abril 14 de 2008

PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL

Asunto: Actualización Declaración de Bienes y Rentas

En cumplimiento a lo ordenado en el artículo 16 de la Ley 190 de 1995, el Grupo de Relaciones Laborales adscrito a la Secretaría General se encuentra recopilando la información contenida en las declaraciones de bienes y rentas de todos los funcionarios de la Dirección General, con el fin de adjuntarlas a las Historias Labórales.

Por lo anterior y teniendo en cuenta que el artículo 13 de la misma Ley, menciona que será requisito para la posesión y para el desempeño del cargo la declaración bajo juramento del nombrado, donde conste la identificación de sus bienes y que dicha información deberá ser actualizada cada año y al momento de su retiro; solicito se haga llegar debidamente diligenciado y firmado el formato anexo, antes del 30 de abril de 2008 al Grupo antes mencionado.

Este formato también se encuentra ubicado en el blog de la Secretaria General: http://senasecretariageneral.blogspot.com/

Cordialmente,

Maritza Hidalgo Aníbal

Lineamientos Plan de Capacitación

2008-03-12T09:15:00.000-07:00

La Secretaria General observando la normatividad institucional y gubernamental y consciente de la necesidad de promover el mejoramiento y desarrollo del talento humano para el desempeño de su cargo, formula el presente plan de capacitación dirigido a todos los funcionarios de planta de la Entidad. Este plan debe ser el instrumento de gestión e inversión a través del cual se elevarán los niveles de satisfacción personal y calificación laboral, para cumplir con su misión.

Este Plan de Capacitación, Inducción y Reinducción de los Servidores Públicos, se hace con el propósito de integrar las orientaciones estructurales del Plan Nacional de Formación y Capacitación, garantizando así la efectividad administrativa y el fortalecimiento de aquellos conocimientos y competencias requeridas por el funcionario para el desempeño de su cargo. La capacitación entonces se convierte en una obligación para la Institución, pero a la vez en un deber para el Servidor Público.

Son cerca de 6.900 Servidores Públicos, entre funcionarios de carrera administrativa y en provisionalidad, los beneficiarios directos e indirectos del Plan, a través del cual se espera mejoren sus competencias técnicas, metodológicas, sociales e individuales, para aprender y desaprender, de acuerdo con las necesidades de renovación de los servicios Misionales y de Apoyo de la Entidad.

Nuevo servicio Fondo Nacional de Ahorro

2008-02-22T10:45:00.000-08:00

SERVIDORES PÚBLICOS VINCULADOS A LA ENTIDAD,
CON CESANTÍAS ADMINISTRADAS FONDO NACIONAL DE AHORRO

¿EN QUE CONSISTE?

A partir de la fecha podrán utilizar el nuevo servicio AUDIOFONDO, el cual facilitará su acceso a los servicios del FNA.

¿CÓMO PUEDE ACCEDER?

Es muy fácil, a través de este sistema usted podrá consultar personalmente, de manera confiable y segura, su saldo cesantías, estados de cuenta e información sobre el trámite de solicitudes de crédito, entre otras…

Necesitará de una clave, la cual le será asignada en el momento en que usted acceda a este servicio.

Opciones:

1. Vía telefónica:

Comuníquese con el AUDIOFONDO al teléfono (1) 3077070 en Bogotá, D.C o al 018000527070 (línea gratuita) si marca desde fuera de Bogotá, D.C.
Seleccione la opción 1 para afiliados activos al FNA
Seleccione la opción 6 para activar la clave
Digite su número de Identificación seguido de la tecla (#)
Digite su código o clave personal
Siga las instrucciones para cambiar su clave personal, lo cual la activará y le dará acceso a todos los servicios de AUDIOFONDO.

2) Vía electrónica :

Envié un correo electrónico a sena@fna.gov.co, solicitando su clave.
Relacione sus datos personales (Nombre y Apellidos, No. De Identificación, Teléfono y Correo)
El Asesor del FNA asignado a la Dirección General del SENA, Álvaro Andrés Mora Gómez por este mismo medio le asignará su clave, la cual puede ser modificada si lo desea.

Cualquier inquietud al respecto, puede comunicarse con, Álvaro Andrés Mora Gómez, Asesor del Fondo Nacional de Ahorro SENA – Dirección General, Torre Central, Piso 1 TEL: 5461500 Ext. 2265.

Cordialmente,

MARITZA HIDALGO ANIBAL

Ergonomía de Oficina

2008-02-22T10:40:00.000-08:00

Considerando que el secreto esta en la posición neutral, la siguiente presentación explica algunos ejemplos de lo que debe y no hacer.

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Programa Educativo 2008 para los Hijos

2008-01-24T11:01:00.000-08:00

PARA: TODOS LOS SERVIDORES PUBLICOS DE LA DIRECCION GENERAL DIRECCIONES REGIONALES, CENTROS DE FORMACION PROFESIONAL Y PENSIONADOS

ASUNTO: Programa Educativo 2008

Con el fin de dar cumplimiento al programa educativo de la presente vigencia para los hijos de los servidores públicos, pensionados, y nombramiento provisional, con más de un (1) año de servicio a la Entidad, me permito informarles que a partir de la fecha y durante el primer semestre del presente año se deberá tramitar y pagar este programa para el calendario A; y durante el segundo semestre para el calendario B. Lo anterior, de conformidad al Artículo 9o. de la Ley 4 del 21 de enero de 1976, Acuerdos 27 y 30 del 1o. y 24 de octubre de 1991 y la Resolución No. 2443 de 1993.

BENEFICIARIOS:

1. Tienen derecho al auxilio educativo los hijos de los empleados públicos de tiempo completo con más de un año de servicios continuos, cuyo sueldo no exceda seis (6) salarios mensuales vigentes.

2. Pensionados cuya pensión no exceda seis (6) salarios mínimos legales vigentes.

3. A los hijos con problemas de aprendizaje que requieran educación especial se les concederá el valor anual equivalente a tres (3) veces al que corresponda para hijos en situación de aprendizaje normal. Para su reconocimiento y pago se exigirá certificado médico expedido por el Servicio Médico Asistencial del SENA.

NOTA: Por grupo familiar, padre y madre que trabajen en el SENA, se concederá el valor del programa educativo a uno (1) sólo de ellos; preferentemente a la madre, siempre y cuando no exceda los topes establecidos.

REQUISITOS:

1. El funcionario deberá alcanzar en la última evaluación del desempeño el concepto de satisfactorio. Quienes no sean de carrera administrativa y nombramientos provisionales, deberán ser evaluados para esta única finalidad de acuerdo con el formato anexo.

2. Presentar la solicitud en el formulario establecido para el auxilio educativo.

3. Demostrar que fue aceptado por el colegio, establecimiento, entidad, centro o institución educativa legalmente reconocida.

4. Presentar certificado de aprobación del año lectivo o semestre académico inmediatamente anterior.

NOTA: En caso de fallecimiento del Servidor Público, sus hijos podrán disfrutar del Programa Educativo durante el año en que ocurra el deceso y dos (2) periodos académicos más, siempre y cuando acrediten el cumplimiento de los requisitos ya citados.

PERDIDA DEL PROGRAMA EDUCATIVO:

1. Por retiro del empleado de la Entidad.
2. Por haber perdido el beneficiario el año lectivo o el semestre académico correspondiente.

VALOR A PAGAR:

Los formularios se encuentran disponibles en el ftp://172.16.2.69/ carpeta de Formación y Desarrollo del Talento Humano.

Atentamente,

Maritza Hidalgo Anibal
Secretaria General

TUTORIAL APLICATIVO ONBASE PARA USUARIOS WEB

2007-11-07T11:54:00.000-08:00

Para facilitar o afianzar el manejo del aplicativo ONBASE a nivel de usuarios web (dependencias) a nivel nacional, se ha preparado el tutorial que se incluye en este blog, el cual presenta paso a paso la forma como se ingresa al aplicativo, los documentos que se encuentran en las bandejas de workflow, para trámite, las consultas personalizadas y la generación de reportes.

Como podrán observar al ingresar al aplicativo, todas las comunicaciones producidas por la Dirección General durante lo transcurrido del año y remitidas a sus Regionales o Centros de Formación Profesional se encuentran en las bandejas de workflow de la dependencia a su cargo.

Esperamos con este tutorial facilitar y reforzar el conocimiento de todos los usuarios web, en el manejo y operación del aplicativo ONBASE.

[ VIDEO DEL TUTORIAL ]

Atentamente,

MARITZA HIDALGO ANIBAL
Secretaria General
mhidalgo@sena.edu.co
SENA – Dirección General
Teléfono: 5461500 Extensión 2011

OFICINA SIN PAPEL

2007-10-25T15:17:00.000-07:00

SENA – Dirección General
Secretaría General
Grupo Administración de Documentos

PROYECTO: OFICINA SIN PAPELES -COMUNICACIONES INTERNAS VÍA E-MAIL-

INSTRUCTIVO 2

RECOMENDACIONES PARA OPTIMIZAR EL PROCESO

1. Trámites que no requieren de comunicaciones radicadas
2. Recomendaciones para la elaboración de comunicaciones vía e-mail

1. TRÁMITES QUE NO REQUIEREN DE COMUNICACIONES OFICIALES RADICADAS

Les invitamos a adelantar los siguientes trámites sin comunicación oficial radicada:

1.1 Trámite de cuentas de contratos de Servicios Personales. Utilice únicamente el formato de Orden de Pago firmado por el Ordenador del Gasto y el Supervisor y entréguelo directamente al Grupo de Contabilidad.

1.2 Trámite de pago de servicios públicos. Utilice el Outlook para informar sobre el envío de los documentos para pago.

1.3 Legalización de Comisiones ante el área financiera. Utilice únicamente el formato de Comisión.

1.4 Solicitudes de Elementos. Utilice el Outlook.

1.5 Autorizaciones de ingreso de funcionarios en los fines de semana. Utilice el Outlook.

1.6 Traslados de comunicaciones entre dependencias. Utilice el formato de trámite de asuntos.

1.7 Solicitudes de información entre dependencias. Utilice el Outlook.

1.8 Entrega de documentos para archivar en expedientes que reposan en el archivo central. Emplee el formato de control de entrega de documentos.

1.9 Transferencias documentales al archivo central. Emplee el formato de inventario único documental.

2. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES VÍA E-MAIL

2.1 Presentación del texto del e-mail

La información debe registrarse directamente en el formato de Outlook. No se deben adjuntar memorandos con textos en Word.

Los datos que se registren en el cuerpo del texto, deben ser escritos de forma plana, es decir, no se deben incluir cuadros, ni gráficos. Cuando los datos se almacenan en el aplicativo ONBASE se desconfiguran y su presentación resulta incoherente.

2.2 Anexos

2.2.1 En soporte electrónico

Cuando la comunicación vía e-mail contenga anexos, en lo posible adjúntelos en formato electrónico: Word, Excel, PowerPoint. Si se encuentran en soporte físico y el área destinataria no los requiere en soporte físico, solicite que sean digitalizados con anticipación al envío del e-mail. Si no cuenta con scanner, solicite la colaboración del Grupo de Administración de Documentos.

2.2.2 Control de anexos en soporte físico
Cuando el e-mail contenga anexos que deben tramitarse en soporte físico, éstos se entregarán directamente a la dependencia destinataria. A partir del lunes 27 de agosto, todos los e-mails se radicarán sin requerirse de la entrega previa de los anexos al Grupo de Administración de Documentos.

Sin embargo, su entrega se debe efectuar una vez se reciba la notificación de radicación del e-mail. Por lo tanto, todos los funcionarios que elaboren para aprobación y envío por parte del Jefe del área una comunicación oficial vía e-mail, que anuncie la remisión de anexos en soporte físico, deberán incluir en la línea de copia, el nombre de la persona que está tramitando la comunicación con su dirección de correo electrónico, entre paréntesis. De esta forma la persona encargada del trámite, recibirá también, notificación de la radicación efectuada y podrá proceder a la entrega de los anexos al destinatario, directamente.

Ejemplo:

Copia: Oscar Velásquez, Profesional Grupo Administración de Documentos,
(oavelasquez@sena.edu.co).

2.3 Copias

2.3.1 Copias a funcionarios de la Entidad

Cuando se anuncien copias vía e-mail a los funcionarios de la Entidad, diferentes a Directores de Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de la Dirección General, se debe registrar el nombre del funcionario, el cargo y entre paréntesis, la dirección de correo electrónico.
Ejemplo:

Copia: Dra. Maria Ignacia Valencia de Arango, Directora (E.) Regional Meta
(mvalencia@sena.edu.co).

2.3.2 Copias a destinatarios externos

• Solamente a nivel interno.se podrá remitir copia vía e-mail de comunicaciones oficiales.

• Al medio externo (particulares y Entidades) se podrá enviar copia vía e-mail, solamente si así lo ha manifestado el solicitante. En estos eventos también se debe registrar en la línea de copia el nombre y cargo del destinatario y entre paréntesis la dirección de correo electrónico.

• Cuando no haya quedado manifiesta esta solicitud, se debe proceder a elaborar una comunicación impresa en original y copia dirigida al particular o a la Entidad que debe enterarse del asunto, para que sea radicada y entregada a su destinatario en soporte físico papel.

2.4 Sugerencias para el Trámite de Respuestas a comunicaciones oficiales vía e-mail

2.4.1 Reenvíe a los destinatarios encargados de los trámites, los e-mails que está recibiendo por Outlook, para que ellos proyecten las respuestas o adelanten las acciones que solicita el remitente.

2.4.2 Para dar respuesta a los e-mails recibidos puede optar por cualquiera de estas alternativas:

• A través de Outlook, dirigiendo el e-mail de respuesta a grupoadmondocumentos@sena.edu.co y citando en el asunto “CI Por radicar”. En este evento debe citar después del nombre del remitente el número de radicación del e-mail recibido (antecedente) o el NIS, para que puedan relacionarse antecedente y respuesta.

• Desde ONBASE, directamente, utilizando la forma electrónica para generar y enviar respuesta. En esta opción, el radicado se genera automáticamente cuando se efectúa el envío al destinatario del e-mail.

2.5 Sugerencias para organizar la carpeta de COMUNICACIONES ONBASE en el Outlook

Para facilitar la consulta de las comunicaciones oficiales vía e-mail, le sugerimos solicitar al servicio de “Helpdesk” la colaboración para configurar una regla en su Outlook que permita que todos los correos que contengan las expresiones: CI Por radicar, AVISO DE RADICACION EFECTUADA, Radicación de Documentos o Para radicar, se trasladen automáticamente a una carpeta que puede denominar COMUNICACIONES ONBASE.

BUENAS PRACTICAS EN LAS COMUNICACIONES

2007-10-25T14:10:00.000-07:00

PARA TODOS LOS DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES,
SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES DE GRUPO Y DEMAS SERVIDORES DEL SENA

REGLAS PARA MEJORAR PRÁCTICAS INAPROPIADAS EN EL TRÁMITE Y ATENCION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

1. Si su área recibe una petición de la cual no es competente, trasládela de inmediato al área competente. Cuando usted no traslada oportunamente las comunicaciones le está quitando tiempo al área que realmente debe tramitarla.

2. Cuando la respuesta a una comunicación involucre tareas conjuntas con otras áreas, no la traslade, reúnase con ellas y proyecte una respuesta conjunta. Practiquemos el trabajo colaborativo.

3. No escriba una comunicación para informarle al peticionario que ha dado traslado de su comunicación a otra área. Recuerde que “el SENA es uno solo” y que la respuesta al peticionario continúa pendiente. Cerciórese que efectivamente trasladó la petición al área competente.

4. Tenga en cuenta que cuando tramita sus comunicaciones únicamente los viernes o después de terminada la jornada laboral, los destinatarios de las mismas las recibirán solamente hasta el día siguiente, o a la semana siguiente.

5. No espere hasta el último día para dar respuesta a las comunicaciones. Recuerde que la Resolución 01961 del 30 de agosto de 2004 establece los tiempos máximos para el trámite de peticiones, quejas, reclamos y consultas presentadas ante el SENA.

5.1 Peticiones de interés general o particular. El plazo máximo para resolverlas es de quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación.
5.2 Peticiones de información, consulta o expedición de copias de documentos. El plazo máximo para decidir es de diez (10) días hábiles.
5.3 Consultas. El plazo máximo para resolver una consulta es de treinta (30) días hábiles.
5.4 Quejas. Las quejas y reclamos se deberán resolver dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su
recibo.
5.5 Recursos. Dentro de los dos meses siguientes a la fecha de su presentación.

Se exceptúan de esta regulación, las comunicaciones que precisan para su respuesta de un plazo diferente.

Los plazos máximos no significan que la atención de la petición, solicitud o recurso, se deba realizar el último día. Recordemos el legítimo derecho de los ciudadanos y servidores de obtener pronta respuesta.

ESTA CIRCULAR DEBERA SER FIJADA EN CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD, PARA CONOCIMIENTO DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y PARA CONOCIMIENTO CIUDADANO.

Maritza Hidalgo Anibal
Secretaria General (1-2020)

Halloween

2007-10-25T14:04:00.000-07:00

Supervivencia pensionados SENA

2007-10-25T13:59:00.000-07:00

MEMORANDO

1-2024-3-2007-006321

Bogotá D.C., 24 de julio de 2007

PARA: Directores Regionales

DE: Secretaria General

ASUNTO: Supervivencia pensionados SENA

Como es de su conocimiento, el SENA realiza el pago de las mesadas a los Pensionados mediante el sistema de consignación en cuenta, por lo cual, con el fin de controlar la vigencia de estos pagos, se hace necesario solicitar regularmente la prueba de supervivencia de cada uno de ellos, de conformidad con el artículo 13 de la Ley 962 de 2005, el cual establece:

ARTÍCULO 13. PROHIBICIÓN DE EXIGENCIA DE PRESENTACIONES PERSONALES PARA PROBAR SUPERVIVENCIA. Ninguna autoridad podrá exigir presentaciones personales para probar supervivencia cuando no haya transcurrido más de un (1) año contado a partir de la última presentación de supervivencia. Este término será de tres (3) meses cuando se trate de entidades que hagan parte del Sistema de Seguridad Social Integral, a menos que la persona se encuentre residenciada fuera del país en sitio donde no exista representación consular colombiana, en cuyo caso operará el término de seis (6) meses.

PARÁGRAFO. El certificado de supervivencia solamente se podrá exigir cuando el importe de la prestación se pague por abono en cuenta corriente o de ahorro, abierta a nombre del titular de la prestación, o cuando se cobre a través de un tercero. (Negrilla y subrayado fuera de texto)

Teniendo en cuenta lo anterior, comedidamente le solicito disponer las medidas necesarias para que los pensionados de esa Regional, según relación que les será remitida a su correo electrónico, presenten la Certificación de Supervivencia expedida por Notario Público o autoridad competente y se remitan a esta Secretaría, a más tardar el viernes 31 de agosto de 2007.

Adicionalmente, los pensionados deben registrar su dirección y teléfonos actuales en las columnas y filas dispuestas para tal fin en el mencionado listado. Una vez diligenciados estos espacios y reunidos los certificados, deben remitirlos a este Grupo organizados alfabéticamente, junto a la relación de pensionados.

En el evento de que algún pensionado no presente su certificado de supervivencia, la Regional debe proceder a partir del 1° de septiembre, a gestionar el pago de la mesada siguiente por medio de cheque, que deberá reclamar personalmente el pensionado en la oficina del SENA, previa presentación del certificado de supervivencia.

Cordial saludo,

Maritza Hidalgo Anibal

Fechas de toma de exámen de citologia, mamaografia y antigeno prostatico

2007-10-12T16:51:00.000-07:00

EXAMEN ANTÍGENO PROSTÁTICO

Se informa a todos los funcionarios que tienen plazo de solicitar su cita para el examen de antígeno prostático hasta el día 17 de octubre
Pueden comunicarse a los teléfonos: 6483954-6482254 UROBOSQUE

CITOLOGIA Y MAMOGRAFIA
Las funcionarias que aún no se han realizado la citología y mamografía pueden realizarse los exámenes en la liga contra el cáncer ubicada en la calle 56nº 6-28

FECHA LÍMITE: 19 DE OCTUBRE

Horarios Citología 7:00a.m-5:20 p.m.
Horario Mamografía 7:20 a.m.-11:00 a.m.

PREPARACIÓN PARA TOMA DE CITOLOGIA

No tener relaciones sexuales el día anterior (usar preservativo si las tiene)
No tener la menstruación
No haberse aplicado óvulos vaginales por lo menos 5 días antes
La higiene para el día del examen deberá hacerse normalmente con agua y jabón.
Para la consulta médica se siguen las mismas instrucciones

PREPARACION PARA LA MAMOGRAFIA

No usar desodorante ni talco
Si no puede prescindir de ello lleve una toalla para realizar un baño antes del examen
llevar los resultados de mamografías anteriores

Cualquier inquietud puede comunicarla en la ext 2741 Eimy Ferrer

Unificación Procedimientos Pensiones

2007-10-12T16:38:00.000-07:00

CIRCULAR

1-2023- 3-2007-007713

Bogotá D.C, 26/09/2007

PARA SERVIDORES PUBLICOS Y PENSIONADOS DIRECCION GENERAL

Asunto: Servicio Médico Asistencial

Con el fin de unificar algunos procedimientos del Servicio Médico Asistencial para su buen funcionamiento y organización, de manera atenta les recuerdo tener en cuenta algunos aspectos de carácter general que deben aplicarse para su correcta utilización:

1. A partir de la fecha la ampliación de cupos de tratamiento ambulatorio por tratamiento crónico anualmente (según enfermedades clasificadas dentro del numeral 3º del artículo 1º de la Resolución 01501 de 2005), se dará una vez el paciente sea valorado por el médico asesor del Servicio Médico Asistencial, dejando constancia en la historia clínica sobre el tipo de tratamiento del beneficiario, sin ser requerido el envío de comunicación anual por parte del funcionario o pensionado, control que será realizado cada 6 meses por parte de los médicos asesores de este servicio.

2. Se recuerda que mediante Resolución 01501 de 16 de Agosto de 2005, se establece el cupo de tratamiento ambulatorio por beneficiario (consultas, sesiones, controles, exámenes de laboratorio, exámenes especiales, medicamentos, rayos x, zapatos ortopédicos) con un tope anual máximo para enfermedades normales de $1.708.000 y para enfermedades crónicas de $2.328.000.

3. Toda autorización de servicios deberá ser evaluada por parte del médico u odontólogo del Sena, quien controlará la pertinencia de la misma de acuerdo al diagnóstico del paciente soportado por los resúmenes enviados por los especialistas y hoja de seguimiento que se encuentra archivada en la historia clínica del beneficiario.

4.La elección del profesional o entidad adscrita para la atención del beneficiario, deberá ser elegida libremente por el servidor público o pensionado.

5. La autorización de tratamientos de ortodoncia solamente se realizará en casos de tipo correctivo y no con fines estéticos, previa revisión y certificación del odontólogo asesor del Sena.

6. El funcionario/pensionado o beneficiario está obligado a informar al Servicio Médico Asistencial en caso de:

Cualquier cambio de estado civil del funcionario/pensionado y de sus hijos, cónyuge, padres, hermanos, entenados e hijastros.
Cuando un beneficiario adquiere una relación laboral con alguna entidad.
Cuando alguien de su familia con derecho al servicio suspende la relación laboral que haya tenido hasta determinada fecha
Es importante que los funcionarios o pensionados reporten cuáles son los beneficiaros que se encuentran temporal o permanentemente en otras ciudades del país, situación que permite al Servicio Médico Asistencial elaborar las autorizaciones de prestación de servicio oportunamente.

7. En caso de utilizar el servicio de urgencias, los beneficiarios podrán ingresar a las Entidades de salud adscritas, con la presentación del carné, servicio que deberá legalizarse ante el Servicio Médico Asistencial durante las siguientes 24 horas hábiles luego de presentarse la urgencia.

8. En caso de pérdida de carné, se deberá exigir el correspondiente denuncio ante la autoridad competente para la expedición de un nuevo documento de afiliación.

9. En caso de utilizar el servicio de un adscrito sin orden de atención emitida previamente por el Servicio Médico Asistencial firmada por el médico u odontólogo del Sena, la entidad no se hará responsable por la legalización de este servicio.

10. Cuando se cancele un excedente en efectivo este deberá ser realizado a través del Banco Bancolombia en la cuenta corriente No 12602546069 código 88 y presentar la copia del recibo de pago en la Tesorería del Sena- Dirección General ubicada en la Torre Sur- 2º Piso y en el Servicio Médico Asistencial. Cuando se cancele un excedente por descuentos de nómina, el funcionario o pensionado deberá previamente acercarse por el formato de libranza en el Servicio Médico Asistencial para su correspondiente autorización.

Cordialmente,

Maritza Hidalgo Anibal
Secretaria General

Adscripción médicos y entidades de salud

2007-10-12T16:34:00.000-07:00

CIRCULAR

1-2023- No 3-2007-007695
Bogotá D.C, 26/9/2007 9:19:28 am

PARA DIRECTORES REGIONALES

Asunto: Servicio Médico Asistencial

Teniendo en cuenta las decisiones y recomendaciones de la Junta Administradora Nacional del Servicio Médico Asistencial en reunión celebrada el 3 de Septiembre de 2007, la Secretaria General del Sena, solicita dar aplicación a las siguientes instrucciones:

ADSCRIPCION DE PROFESIONALES Y ENTIDADES DE SALUD

1. Para la adscripción de odontólogos y médicos generales que prestan sus servicios profesionales en las instalaciones de la Entidad, como adscritos al Servicio Médico Asistencial, a partir de la fecha se autoriza la suscripción de las mismas de acuerdo a la demanda que se presente por parte de los beneficiarios por un valor mensual de $1.800.0000 por medio tiempo, bajo autorización de Juntas Administradoras Regionales, teniendo en cuenta los siguientes funciones a desarrollar:

a. Atender pacientes en consulta médica u odontológica.
b. Remitir los beneficiarios, que lo requieran, a los especialistas adscritos bien sea para consulta, control, exámenes, hospitalización o cirugía, de acuerdo a la normatividad que regula el Servicio Médico Asistencial.
c. Ubicar procedimientos y cirugías de acuerdo al Manual de Intervenciones del SENA.
d. Autorizar y firmar órdenes de atención, cirugías, fórmulas médicas, legalizar urgencias.
e. Asesorar a las Juntas Administradoras del Servicio Médico Asistencial
f. Emitir conceptos clínicos y demás funciones de tipo administrativo que se requiera para la normal prestación de este servicio.
g. Atender urgencias que se presenten durante la jornada laboral del Servicio Médico Asistencial.
h. Participar en los planes y programas que adelante el SENA con relación a este servicio, entre ellos los programas de promoción y prevención.
i. Llevar la historia clínica debidamente diligenciada, dejar constancia con
fecha exacta de cada atención o control que se haya prestado al paciente y cumplir con las exigencias legales y éticas con el manejo de la Historia Clínica de los pacientes.
j. Apoyar la auditoria de campo y cuentas médicas cuando se le solicite.
k. Realizar visitas domiciliarias a pacientes cuando se requiera
l. Vigilar la calidad de la atención médica/odontológica y mantener comunicación permanente con profesionales y entidades adscritas.
m. Elaborar resúmenes clínicos de beneficiarios.
n. Mantener actualizado el reporte de pacientes crónicos al Coordinador o funcionario responsable del Servicio Médico Asistencial, de acuerdo a la valoración realizada semestralmente.

Con el fin de dar aplicación a esta instrucción cada Regional tendrá como plazo hasta el 1 de Octubre de 2007, para modificar el numeral 6 y 8 de las cartas de adscripción de médicos y odontólogos asesores que se encuentren vigentes, el cual corresponde a tarifas y obligaciones.

AMPLIACION DE CUPOS DE TRATAMIENTO AMBULATORIO

1. Mediante Resolución 01501 de 16 de Agosto de 2005, se establece el cupo de tratamiento ambulatorio por beneficiario (consultas, sesiones, controles, exámenes de laboratorio, exámenes especiales, medicamentos, rayos x, zapatos ortopédicos) con un tope anual máximo para enfermedades normales de $1.708.000 y para enfermedades crónicas de $2.328.000, cupos que son autorizados actualmente a través de una comunicación anual enviada por el funcionario o pensionado durante los 3 primeros meses del año ( Circular 0595 de 13 de mayo de 2005).

2. Con el fin de agilizar el proceso de autorización de cupos por tratamiento crónico anualmente (según enfermedades clasificadas dentro del numeral 3º del artículo 1º de la Resolución 01501 de 2005), a partir de la fecha esta ampliación se dará una vez el paciente sea valorado por el médico asesor del servicio, dejando constancia en la historia clínica sobre el tipo de tratamiento del beneficiario.

3. Para la ampliación de cupo en el sistema que soporta el proceso, el médico asesor será el responsable de informar al funcionario encargado de tramitar autorizaciones médicas en el Servicio Médico Asistencial esta novedad, sin ser requerido el envío de comunicación anual por parte del funcionario o pensionado.

4. Con el fin de ejercer un control a estas autorizaciones, es necesario que cada 6 meses se reporten listados de beneficiarios clasificados con tratamientos crónicos con el fin de hacer un seguimiento por parte del médico asesor sobre la continuidad o no en la ampliación de cupo a los mismos.

AUTORIZACION DE SERVICIOS

1. Para la atención de beneficiarios en Regionales diferentes a la sede del funcionario, es necesario enviar con la autorización de servicios:

a. Nombre del funcionario
b. Nombre del Beneficiario, número de documento de identidad y carné de afiliación, tipo de tratamiento del Beneficiario.
c. Cargo y dependencia del Funcionario
d. Acumulado por tratamiento ambulatorio (consumo a la fecha por parte del beneficiario en la Regional Sede).

Cordialmente,

Maritza Hidalgo Anibal
Secretaria General

Afiliacion Beneficiaris Servicio Medico

2007-10-12T16:25:00.000-07:00

CIRCULAR
1-2023- 3-2007-007678
Bogotá, 25/09/2007
PARA DIRECTORES REGIONALES

Asunto: Servicio Médico Asistencial

AFILIACION DE BENEFICIARIOS

1. Toda afiliación de familiares de servidores públicos y pensionados deberá realizarse de acuerdo a los requisitos contemplados en el artículo 12 de la Resolución 312 de 1987.

Depender económicamente del servidor o pensionado
No tener afiliación al sistema de seguridad social
Presentar copia del registro civil de nacimiento en caso de afiliación de hijos, hermanos y entenados.
Presentar copia del registro civil del servidor público o pensionado en caso de afiliación de padres
En caso de hijos y hermanos mayores de 18 años, certificación de estudios vigente
Registro de matrimonio o declaración extrajuicio en caso de unión libre para afiliación del cónyuge
En caso de hijos entenados, copia del registro civil de matrimonio

2. Se deberá consultar la información de afiliados al Sistema de Seguridad Social en Salud, en la dirección http://www.minprotecciónsocial.gov.co/., con el fin de identificar si la persona que se está afiliando tiene doble afiliación y no carnetizarlo. En caso de encontrar beneficiarios con doble afiliación se debe proceder a suspender el Servicio Médico Asistencial, mientras el funcionario o pensionado define con cual servicio médico se queda su beneficiario.

3. Cada Dirección Regional deberá velar por que se realice una lista de chequeo en la cual se verifique el cumplimiento de estos requisitos, con el fin de revisar las bases de datos de afiliados para su correspondiente depuración y de esta manera facilitar la refrendación anual de carné de beneficiarios, documentos debidamente archivados en fólder de afiliación clasificados por servidor público o pensionado.

4. Dentro del procedimiento de refrendación de carnés, se deberá llevar a cabo una revisión para los casos de los beneficiarios de los servidores públicos o pensionados, fallecidos o hijos que han excedido la edad límite para acceder al servicio. Una vez actualizada la base de datos se sugiere en el mismo documento o en el rótulo a fijar en el carné, determinando en forma precisa la fecha de la vigencia de los mismos, con el objeto de evitar el uso indebido del servicio, o su uso sin el derecho al mismo.

5. Una vez se emita el correspondiente carné de afiliación, todo beneficiario deberá tener una apertura de historia clínica médica y odontológica, mediante la cual el médico u odontólogo de la Regional realice una valoración clínica de ingreso al Servicio Médico Asistencial.

6. El funcionario/pensionado o beneficiario está obligado a informar al Servicio Médico Asistencial en caso de:

Cualquier cambio de estado civil del funcionario/pensionado y de sus hijos, cónyuge, padres, hermanos, entenados e hijastros.
Cuando un beneficiario adquiere una relación laboral con alguna entidad.
Cuando alguien de su familia con derecho al servicio suspende la relación laboral que haya tenido hasta determinada fecha, situación ante la cual el funcionario/pensionado puede solicitar dos meses después la inclusión nuevamente de su beneficiario, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por el SENA para tal fin.
Es importante que los funcionarios o pensionados reporten cuáles son los beneficiaros que se encuentran temporal o permanentemente en otras ciudades del país, situación que permite al Servicio Médico Asistencial elaborar las autorizaciones de prestación de servicio oportunamente.

AUTORIZACION DE SERVICIOS MEDICOS Y ODONTOLOGICOS

1. Toda autorización de servicios deberá ser evaluada por parte del médico u odontólogo del Sena, quien controlará la pertinencia de la misma de acuerdo al diagnóstico del paciente soportado por los resúmenes enviados por los especialistas y soporte en la hoja de seguimiento que se encuentra archivada en la historia clínica del beneficiario.

2. Es de estricto cumplimiento por parte de los médicos y odontólogos adscritos abstenerse de emitir autorizaciones que se encuentren dentro de las excepciones del Servicio Médico Asistencial tales como: Los establecidos en el artículo 5º del Acuerdo 30 de 1988, protectores solares, anticonceptivos, vendas, cremas solares, filtros para gafas, productos dietéticos, jeringas (solo para diabéticos), salvo en los casos severos debidamente certificados por el especialista y visto bueno del médico del SENA. Los suplementos vitamínicos como Ensure, Calprovit, Casilan, Ensoy Plus y otros, solamente se autorizan en casos severos de desnutrición, debidamente certificado por el médico tratante.

3. La elección del profesional o entidad adscrita para la atención del beneficiario, deberá ser elegida libremente por el servidor público o pensionado.

4. Para la ampliación de tratamiento ambulatorio, solamente pueden ser autorizadas las patologías de tipo crónico contempladas en el numeral 3º. del artículo 1º. Resolución 01501 de 2005, dentro de las cuales se encuentran: Retardo mental, diabetes, enfermedades de Parkinson. enfermedades Cardiovasculares, insuficiencia renal, enfermedades endocrinas, enfermedad pulmonar restrictiva, epilepsia.

5. En caso de utilizar el servicio de urgencias, los beneficiarios podrán ingresar a las Entidades de salud adscritas, con la presentación del carné, servicio que deberá legalizarse durante las siguientes 24 horas hábiles luego de presentarse la urgencia. Información que deberá ser puesta en conocimiento de todos los usuarios del Servicio Médico Asistencial de la Regional y de las clínicas adscritas al mismo.

6. En caso de pérdida de carné, se deberá exigir el correspondiente denuncio ante la autoridad competente para la expedición de un nuevo documento de afiliación.

7. La autorización de tratamientos de ortodoncia deberá realizarse solamente en casos de ortodoncia correctiva y no con fines estéticos, autorizaciones que deberán encontrarse debidamente soportados en la historia clínica odontológica del beneficiario y bajo responsabilidad del odontólogo asesor del Sena.

8. En caso de utilizar el servicio de un adscrito sin orden de atención emitida previamente por el Servicio Médico Asistencial firmada por el médico u odontólogo del Sena, la entidad no se hará responsable por la legalización de este servicio.

9. Cada Dirección Regional deberá responsabilizarse por la debida autorización de servicios a beneficiarios con criterios de calidad, eficiencia y economía.

LIQUIDACION Y PAGO DE SERVICIOS PRESTADOS POR LA RED ADSCRITA

1. Es responsabilidad del funcionario encargado del proceso de liquidación de cuentas de cobro, elaborar mensualmente una relación con número y valor de facturas recepcionadas mensualmente con el fin de ejercer un control presupuestal de servicios facturados y cancelados por la entidad.

2. Todo servicio facturado por la red adscrita deberá ser confrontado antes de su cancelación por parte del Sena con las tarifas pactadas en las cartas de adscripción y las tarifas reconocidas en la Resolución 01500 y 01501 de 2005. Al encontrarse diferencias en las mismas se deberá proceder a la devolución de la factura.

3. Para la cancelación de servicios a la red adscrita se deberá exigir los correspondientes paz y salvo de aportes parafiscales (persona jurídica) y aportes en pensión y salud ( persona natural).

EXCEDENTES POR CONCEPTO DE PRESTACION DE SERVICIOS MEDICOS Y ODONTOLOGICOS

1. Realizar un saneamiento contable por concepto de excedentes, determinando con ello un estado actual de la cartera en mora si la hay.

2. Iniciar un cobro persuasivo a cada deudor y en caso de renuencia al pago enviar a cobro coactivo para su cancelación.

3. Cuando se generen excedentes por servicios suministrados a beneficiarios el funcionario o pensionado cancelará estrictamente en efectivo o a través de libranzas, antes de la fecha límite de pago establecida, señalando en cada pago el número de cuenta sobre la cual se esta efectuando el abono o la cancelación respectiva.

4. Con el fin de ejercer un control a este proceso se deberán implementar los formatos “Relación de Excedentes”, “Resumen de Excedentes Mensual”, “Relación de Libranzas-Pago de Excedentes” y “Autorización de pago de excedentes” que encontrara en el ftp://172.16.2.69/ Carpeta Secretaria General, formatos Servicio Médico Asistencial.

5. En caso de los excedentes que se generan por la atención prestada a los beneficiarios de otras Regionales se debe remitir la nota de enlace a Contabilidad de la Regional sede del funcionario/ pensionado y a su vez la notificación al servicio médico para el cobro respectivo, con el fin de realizar el cruce de cuentas respectivo.

Cualquier aclaración al respecto será atendida por Victoria Consuelo Ramírez González, Coordinadora del Grupo de Servicio Médico Asistencial, teléfono 5451500 Ext 2060 o en el correo electrónico vramirez@sena.edu.co

Cordialmente,

Maritza Hidalgo Anibal

Impresión de documentos

2007-10-12T16:23:00.000-07:00

AVISO IMPORTANTE
PARA TODOS LOS DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO Y
COORDINADORES DE GRUPO DE REGIONALES Y CENTROS DE FORMACION PROFESIONAL

El aplicativo de Gestión Electrónica Documental (ONBASE) facilita el almacenamiento, conservación y consulta de la documentación institucional y promueve la racionalidad en el consumo de papel. Sin embargo, se observa con preocupación en las dependencias conectadas, que los funcionarios encargados de la organización de los archivos institucionales han descuidado esta labor por la facilidad que ofrece el aplicativo de imprimir los documentos digitalizados.

Por este motivo debemos recordar que el uso del aplicativo ONBASE promueve la disminución de papel en las oficinas a través de la gestión electrónica de los documentos, pero en ningún momento remplaza la obligatoriedad de organizar la documentación institucional en soporte papel, de acuerdo con la normatividad archivística.

En razón de lo anterior, se han suprimido a todos los funcionarios del nivel asistencial los permisos en el aplicativo ONBASE, para imprimir y reenviar documentos. Estos permisos han quedado habilitados únicamente para los Directores, Jefes de Oficina, Subdirectores y Coordinadores.

Por lo anterior, si los funcionarios a cargo de las dependencias consideran que estos permisos deben ampliarse a otros funcionarios, les agradecemos solicitar esta opción vía e-mail a la Coordinadora del Grupo de Administración de Documentos al correo npvela@sena.edu.co, con el compromiso de vigilar y controlar el uso adecuado del aplicativo, la racionalidad en el consumo de papel y el cumplimiento de la normatividad archivística en la organización de los archivos institucionales, evitando la duplicidad de documentos en soporte papel.

Atentamente,

MARITZA HIDALGO ANIBAL
Secretaria General (12020)
mhidalgoa@sena.edu.co
SENA- Dirección General

Acciones de Bienestar

2007-10-12T16:20:00.000-07:00

Señores Directores y Subdirectores:

Amablemente les solicito diseñar acciones de intervención frente al talento humano a su cargo, tendientes a la mejora del clima organizacional de sus respectivas Regionales y Centros, que tengan como objetivos, comprometer a nuestros funcionarios en las labores misionales a cargo del SENA.

Bienestar de los funcionarios: No todo puede ser trabajo. Las actividades de bienestar se pueden organizar aunque se disponga de pocos recursos; así por ejemplo, se pueden organizar eventos (cine-foros, actividades deportivas, conversatorios, etc) que no implican gastos exagerados. La programación de bienestar debe ser sostenida a lo largo del año, y se debe abandonar en consecuencia la práctica de realizar una única actividad de fin de año con toda la plata de bienestar.

Política de puertas abiertas. Se ha observado que algunos Subdirectores y Directores Regionales NUNCA reciben a sus funcionarios. En la Dirección General, cualquier funcionario puede pedirle cita al Director General y el lo recibe. Esta práctica permite tener un relacionamiento directo con nuestros funcionarios, y aunque no les podamos ayudar a arreglar su problema, por lo menos se sienten escuchados y visibles.

Reconocer los logros: Cuando una tarea sale bien, fue el Jefe; Cuando sale mal, fue el subalterno. Esta práctica debe ser erradicada. Cuando la tarea sale bien, hay que hacer visibles a todos los que participaron. Cuando sale mal, nos faltó seguimiento.