BUENAS PRACTICAS EN LAS COMUNICACIONES

PARA TODOS LOS DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES,
SUBDIRECTORES DE CENTRO, COORDINADORES DE GRUPO Y DEMAS SERVIDORES DEL SENA

REGLAS PARA MEJORAR PRÁCTICAS INAPROPIADAS EN EL TRÁMITE Y ATENCION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

1. Si su área recibe una petición de la cual no es competente, trasládela de inmediato al área competente. Cuando usted no traslada oportunamente las comunicaciones le está quitando tiempo al área que realmente debe tramitarla.

2. Cuando la respuesta a una comunicación involucre tareas conjuntas con otras áreas, no la traslade, reúnase con ellas y proyecte una respuesta conjunta. Practiquemos el trabajo colaborativo.

3. No escriba una comunicación para informarle al peticionario que ha dado traslado de su comunicación a otra área. Recuerde que “el SENA es uno solo” y que la respuesta al peticionario continúa pendiente. Cerciórese que efectivamente trasladó la petición al área competente.

4. Tenga en cuenta que cuando tramita sus comunicaciones únicamente los viernes o después de terminada la jornada laboral, los destinatarios de las mismas las recibirán solamente hasta el día siguiente, o a la semana siguiente.

5. No espere hasta el último día para dar respuesta a las comunicaciones. Recuerde que la Resolución 01961 del 30 de agosto de 2004 establece los tiempos máximos para el trámite de peticiones, quejas, reclamos y consultas presentadas ante el SENA.

5.1 Peticiones de interés general o particular. El plazo máximo para resolverlas es de quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación.
5.2 Peticiones de información, consulta o expedición de copias de documentos. El plazo máximo para decidir es de diez (10) días hábiles.
5.3 Consultas. El plazo máximo para resolver una consulta es de treinta (30) días hábiles.
5.4 Quejas. Las quejas y reclamos se deberán resolver dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su
recibo.
5.5 Recursos. Dentro de los dos meses siguientes a la fecha de su presentación.

Se exceptúan de esta regulación, las comunicaciones que precisan para su respuesta de un plazo diferente.

Los plazos máximos no significan que la atención de la petición, solicitud o recurso, se deba realizar el último día. Recordemos el legítimo derecho de los ciudadanos y servidores de obtener pronta respuesta.

ESTA CIRCULAR DEBERA SER FIJADA EN CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD, PARA CONOCIMIENTO DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y PARA CONOCIMIENTO CIUDADANO.




Maritza Hidalgo Anibal
Secretaria General (1-2020)