SENA – Dirección General
Secretaría General
Grupo Administración de Documentos
PROYECTO: OFICINA SIN PAPELES -COMUNICACIONES INTERNAS VÍA E-MAIL-
INSTRUCTIVO 2
RECOMENDACIONES PARA OPTIMIZAR EL PROCESO 1. Trámites que no requieren de comunicaciones radicadas
2. Recomendaciones para la elaboración de comunicaciones vía e-mail
1. TRÁMITES QUE NO REQUIEREN DE COMUNICACIONES OFICIALES RADICADAS
Les invitamos a adelantar los siguientes trámites sin comunicación oficial radicada:
1.1 Trámite de cuentas de contratos de Servicios Personales. Utilice únicamente el formato de Orden de Pago firmado por el Ordenador del Gasto y el Supervisor y entréguelo directamente al Grupo de Contabilidad.
1.2 Trámite de pago de servicios públicos. Utilice el Outlook para informar sobre el envío de los documentos para pago.
1.3 Legalización de Comisiones ante el área financiera. Utilice únicamente el formato de Comisión.
1.4 Solicitudes de Elementos. Utilice el Outlook.
1.5 Autorizaciones de ingreso de funcionarios en los fines de semana. Utilice el Outlook.
1.6 Traslados de comunicaciones entre dependencias. Utilice el formato de trámite de asuntos.
1.7 Solicitudes de información entre dependencias. Utilice el Outlook.
1.8 Entrega de documentos para archivar en expedientes que reposan en el archivo central. Emplee el formato de control de entrega de documentos.
1.9 Transferencias documentales al archivo central. Emplee el formato de inventario único documental.
2. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES VÍA E-MAIL
2.1 Presentación del texto del e-mail
La información debe registrarse directamente en el formato de Outlook. No se deben adjuntar memorandos con textos en Word.
Los datos que se registren en el cuerpo del texto, deben ser escritos de forma plana, es decir, no se deben incluir cuadros, ni gráficos. Cuando los datos se almacenan en el aplicativo ONBASE se desconfiguran y su presentación resulta incoherente.
2.2 Anexos
2.2.1 En soporte electrónico
Cuando la comunicación vía e-mail contenga anexos, en lo posible adjúntelos en formato electrónico: Word, Excel, PowerPoint. Si se encuentran en soporte físico y el área destinataria no los requiere en soporte físico, solicite que sean digitalizados con anticipación al envío del e-mail. Si no cuenta con scanner, solicite la colaboración del Grupo de Administración de Documentos.
2.2.2 Control de anexos en soporte físico
Cuando el e-mail contenga anexos que deben tramitarse en soporte físico, éstos se entregarán directamente a la dependencia destinataria. A partir del lunes 27 de agosto, todos los e-mails se radicarán sin requerirse de la entrega previa de los anexos al Grupo de Administración de Documentos.
Sin embargo, su entrega se debe efectuar una vez se reciba la notificación de radicación del e-mail. Por lo tanto, todos los funcionarios que elaboren para aprobación y envío por parte del Jefe del área una comunicación oficial vía e-mail, que anuncie la remisión de anexos en soporte físico, deberán incluir en la línea de copia, el nombre de la persona que está tramitando la comunicación con su dirección de correo electrónico, entre paréntesis. De esta forma la persona encargada del trámite, recibirá también, notificación de la radicación efectuada y podrá proceder a la entrega de los anexos al destinatario, directamente.
Ejemplo:
Copia: Oscar Velásquez, Profesional Grupo Administración de Documentos,
(oavelasquez@sena.edu.co).
2.3 Copias 2.3.1 Copias a funcionarios de la Entidad
Cuando se anuncien copias vía e-mail a los funcionarios de la Entidad, diferentes a Directores de Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de la Dirección General, se debe registrar el nombre del funcionario, el cargo y entre paréntesis, la dirección de correo electrónico.
Ejemplo:
Copia: Dra. Maria Ignacia Valencia de Arango, Directora (E.) Regional Meta
(mvalencia@sena.edu.co).
2.3.2 Copias a destinatarios externos
• Solamente a nivel interno.se podrá remitir copia vía e-mail de comunicaciones oficiales.
• Al medio externo (particulares y Entidades) se podrá enviar copia vía e-mail, solamente si así lo ha manifestado el solicitante. En estos eventos también se debe registrar en la línea de copia el nombre y cargo del destinatario y entre paréntesis la dirección de correo electrónico.
• Cuando no haya quedado manifiesta esta solicitud, se debe proceder a elaborar una comunicación impresa en original y copia dirigida al particular o a la Entidad que debe enterarse del asunto, para que sea radicada y entregada a su destinatario en soporte físico papel.
2.4 Sugerencias para el Trámite de Respuestas a comunicaciones oficiales vía e-mail
2.4.1 Reenvíe a los destinatarios encargados de los trámites, los e-mails que está recibiendo por Outlook, para que ellos proyecten las respuestas o adelanten las acciones que solicita el remitente.
2.4.2 Para dar respuesta a los e-mails recibidos puede optar por cualquiera de estas alternativas:
• A través de Outlook, dirigiendo el e-mail de respuesta a grupoadmondocumentos@sena.edu.co y citando en el asunto “CI Por radicar”. En este evento debe citar después del nombre del remitente el número de radicación del e-mail recibido (antecedente) o el NIS, para que puedan relacionarse antecedente y respuesta.
• Desde ONBASE, directamente, utilizando la forma electrónica para generar y enviar respuesta. En esta opción, el radicado se genera automáticamente cuando se efectúa el envío al destinatario del e-mail.
2.5 Sugerencias para organizar la carpeta de COMUNICACIONES ONBASE en el Outlook
Para facilitar la consulta de las comunicaciones oficiales vía e-mail, le sugerimos solicitar al servicio de “Helpdesk” la colaboración para configurar una regla en su Outlook que permita que todos los correos que contengan las expresiones: CI Por radicar, AVISO DE RADICACION EFECTUADA, Radicación de Documentos o Para radicar, se trasladen automáticamente a una carpeta que puede denominar COMUNICACIONES ONBASE.
