CIRCULAR
3-2008-00152
Abril 14 de 2008
PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL
Asunto: Actualización Declaración de Bienes y Rentas
En cumplimiento a lo ordenado en el artículo 16 de la Ley 190 de 1995, el Grupo de Relaciones Laborales adscrito a la Secretaría General se encuentra recopilando la información contenida en las declaraciones de bienes y rentas de todos los funcionarios de la Dirección General, con el fin de adjuntarlas a las Historias Labórales.
Por lo anterior y teniendo en cuenta que el artículo 13 de la misma Ley, menciona que será requisito para la posesión y para el desempeño del cargo la declaración bajo juramento del nombrado, donde conste la identificación de sus bienes y que dicha información deberá ser actualizada cada año y al momento de su retiro; solicito se haga llegar debidamente diligenciado y firmado el formato anexo, antes del 30 de abril de 2008 al Grupo antes mencionado.
Este formato también se encuentra ubicado en el blog de la Secretaria General: http://senasecretariageneral.blogspot.com/
Cordialmente,
Maritza Hidalgo Aníbal
lunes, 14 de abril de 2008
miércoles, 12 de marzo de 2008
Lineamientos Plan de Capacitación
La Secretaria General observando la normatividad institucional y gubernamental y consciente de la necesidad de promover el mejoramiento y desarrollo del talento humano para el desempeño de su cargo, formula el presente plan de capacitación dirigido a todos los funcionarios de planta de la Entidad. Este plan debe ser el instrumento de gestión e inversión a través del cual se elevarán los niveles de satisfacción personal y calificación laboral, para cumplir con su misión.
Este Plan de Capacitación, Inducción y Reinducción de los Servidores Públicos, se hace con el propósito de integrar las orientaciones estructurales del Plan Nacional de Formación y Capacitación, garantizando así la efectividad administrativa y el fortalecimiento de aquellos conocimientos y competencias requeridas por el funcionario para el desempeño de su cargo. La capacitación entonces se convierte en una obligación para la Institución, pero a la vez en un deber para el Servidor Público.
Son cerca de 6.900 Servidores Públicos, entre funcionarios de carrera administrativa y en provisionalidad, los beneficiarios directos e indirectos del Plan, a través del cual se espera mejoren sus competencias técnicas, metodológicas, sociales e individuales, para aprender y desaprender, de acuerdo con las necesidades de renovación de los servicios Misionales y de Apoyo de la Entidad.
Este Plan de Capacitación, Inducción y Reinducción de los Servidores Públicos, se hace con el propósito de integrar las orientaciones estructurales del Plan Nacional de Formación y Capacitación, garantizando así la efectividad administrativa y el fortalecimiento de aquellos conocimientos y competencias requeridas por el funcionario para el desempeño de su cargo. La capacitación entonces se convierte en una obligación para la Institución, pero a la vez en un deber para el Servidor Público.
Son cerca de 6.900 Servidores Públicos, entre funcionarios de carrera administrativa y en provisionalidad, los beneficiarios directos e indirectos del Plan, a través del cual se espera mejoren sus competencias técnicas, metodológicas, sociales e individuales, para aprender y desaprender, de acuerdo con las necesidades de renovación de los servicios Misionales y de Apoyo de la Entidad.
viernes, 22 de febrero de 2008
Nuevo servicio Fondo Nacional de Ahorro
SERVIDORES PÚBLICOS VINCULADOS A LA ENTIDAD,
CON CESANTÍAS ADMINISTRADAS FONDO NACIONAL DE AHORRO
¿EN QUE CONSISTE?
A partir de la fecha podrán utilizar el nuevo servicio AUDIOFONDO, el cual facilitará su acceso a los servicios del FNA.
¿CÓMO PUEDE ACCEDER?
Es muy fácil, a través de este sistema usted podrá consultar personalmente, de manera confiable y segura, su saldo cesantías, estados de cuenta e información sobre el trámite de solicitudes de crédito, entre otras…
Necesitará de una clave, la cual le será asignada en el momento en que usted acceda a este servicio.
Opciones:
1. Vía telefónica:
- Comuníquese con el AUDIOFONDO al teléfono (1) 3077070 en Bogotá, D.C o al 018000527070 (línea gratuita) si marca desde fuera de Bogotá, D.C.
- Seleccione la opción 1 para afiliados activos al FNA
- Seleccione la opción 6 para activar la clave
- Digite su número de Identificación seguido de la tecla (#)
- Digite su código o clave personal
- Siga las instrucciones para cambiar su clave personal, lo cual la activará y le dará acceso a todos los servicios de AUDIOFONDO.
2) Vía electrónica :
- Envié un correo electrónico a sena@fna.gov.co, solicitando su clave.
- Relacione sus datos personales (Nombre y Apellidos, No. De Identificación, Teléfono y Correo)
- El Asesor del FNA asignado a la Dirección General del SENA, Álvaro Andrés Mora Gómez por este mismo medio le asignará su clave, la cual puede ser modificada si lo desea.
Cualquier inquietud al respecto, puede comunicarse con, Álvaro Andrés Mora Gómez, Asesor del Fondo Nacional de Ahorro SENA – Dirección General, Torre Central, Piso 1 TEL: 5461500 Ext. 2265.
Cordialmente,
MARITZA HIDALGO ANIBAL
Ergonomía de Oficina
Considerando que el secreto esta en la posición neutral, la siguiente presentación explica algunos ejemplos de lo que debe y no hacer.
jueves, 24 de enero de 2008
Programa Educativo 2008 para los Hijos
PARA: TODOS LOS SERVIDORES PUBLICOS DE LA DIRECCION GENERAL DIRECCIONES REGIONALES, CENTROS DE FORMACION PROFESIONAL Y PENSIONADOS
ASUNTO: Programa Educativo 2008
Con el fin de dar cumplimiento al programa educativo de la presente vigencia para los hijos de los servidores públicos, pensionados, y nombramiento provisional, con más de un (1) año de servicio a la Entidad, me permito informarles que a partir de la fecha y durante el primer semestre del presente año se deberá tramitar y pagar este programa para el calendario A; y durante el segundo semestre para el calendario B. Lo anterior, de conformidad al Artículo 9o. de la Ley 4 del 21 de enero de 1976, Acuerdos 27 y 30 del 1o. y 24 de octubre de 1991 y la Resolución No. 2443 de 1993.
BENEFICIARIOS:
1. Tienen derecho al auxilio educativo los hijos de los empleados públicos de tiempo completo con más de un año de servicios continuos, cuyo sueldo no exceda seis (6) salarios mensuales vigentes.
2. Pensionados cuya pensión no exceda seis (6) salarios mínimos legales vigentes.
3. A los hijos con problemas de aprendizaje que requieran educación especial se les concederá el valor anual equivalente a tres (3) veces al que corresponda para hijos en situación de aprendizaje normal. Para su reconocimiento y pago se exigirá certificado médico expedido por el Servicio Médico Asistencial del SENA.
NOTA: Por grupo familiar, padre y madre que trabajen en el SENA, se concederá el valor del programa educativo a uno (1) sólo de ellos; preferentemente a la madre, siempre y cuando no exceda los topes establecidos.
REQUISITOS:
1. El funcionario deberá alcanzar en la última evaluación del desempeño el concepto de satisfactorio. Quienes no sean de carrera administrativa y nombramientos provisionales, deberán ser evaluados para esta única finalidad de acuerdo con el formato anexo.
2. Presentar la solicitud en el formulario establecido para el auxilio educativo.
3. Demostrar que fue aceptado por el colegio, establecimiento, entidad, centro o institución educativa legalmente reconocida.
4. Presentar certificado de aprobación del año lectivo o semestre académico inmediatamente anterior.
NOTA: En caso de fallecimiento del Servidor Público, sus hijos podrán disfrutar del Programa Educativo durante el año en que ocurra el deceso y dos (2) periodos académicos más, siempre y cuando acrediten el cumplimiento de los requisitos ya citados.
PERDIDA DEL PROGRAMA EDUCATIVO:
1. Por retiro del empleado de la Entidad.
2. Por haber perdido el beneficiario el año lectivo o el semestre académico correspondiente.
VALOR A PAGAR:
ASUNTO: Programa Educativo 2008
Con el fin de dar cumplimiento al programa educativo de la presente vigencia para los hijos de los servidores públicos, pensionados, y nombramiento provisional, con más de un (1) año de servicio a la Entidad, me permito informarles que a partir de la fecha y durante el primer semestre del presente año se deberá tramitar y pagar este programa para el calendario A; y durante el segundo semestre para el calendario B. Lo anterior, de conformidad al Artículo 9o. de la Ley 4 del 21 de enero de 1976, Acuerdos 27 y 30 del 1o. y 24 de octubre de 1991 y la Resolución No. 2443 de 1993.
BENEFICIARIOS:
1. Tienen derecho al auxilio educativo los hijos de los empleados públicos de tiempo completo con más de un año de servicios continuos, cuyo sueldo no exceda seis (6) salarios mensuales vigentes.
2. Pensionados cuya pensión no exceda seis (6) salarios mínimos legales vigentes.
3. A los hijos con problemas de aprendizaje que requieran educación especial se les concederá el valor anual equivalente a tres (3) veces al que corresponda para hijos en situación de aprendizaje normal. Para su reconocimiento y pago se exigirá certificado médico expedido por el Servicio Médico Asistencial del SENA.
NOTA: Por grupo familiar, padre y madre que trabajen en el SENA, se concederá el valor del programa educativo a uno (1) sólo de ellos; preferentemente a la madre, siempre y cuando no exceda los topes establecidos.
REQUISITOS:
1. El funcionario deberá alcanzar en la última evaluación del desempeño el concepto de satisfactorio. Quienes no sean de carrera administrativa y nombramientos provisionales, deberán ser evaluados para esta única finalidad de acuerdo con el formato anexo.
2. Presentar la solicitud en el formulario establecido para el auxilio educativo.
3. Demostrar que fue aceptado por el colegio, establecimiento, entidad, centro o institución educativa legalmente reconocida.
4. Presentar certificado de aprobación del año lectivo o semestre académico inmediatamente anterior.
NOTA: En caso de fallecimiento del Servidor Público, sus hijos podrán disfrutar del Programa Educativo durante el año en que ocurra el deceso y dos (2) periodos académicos más, siempre y cuando acrediten el cumplimiento de los requisitos ya citados.
PERDIDA DEL PROGRAMA EDUCATIVO:
1. Por retiro del empleado de la Entidad.
2. Por haber perdido el beneficiario el año lectivo o el semestre académico correspondiente.
VALOR A PAGAR:
Los formularios se encuentran disponibles en el ftp://172.16.2.69/ carpeta de Formación y Desarrollo del Talento Humano.
Atentamente,
Maritza Hidalgo Anibal
Secretaria General
miércoles, 7 de noviembre de 2007
TUTORIAL APLICATIVO ONBASE PARA USUARIOS WEB
Para facilitar o afianzar el manejo del aplicativo ONBASE a nivel de usuarios web (dependencias) a nivel nacional, se ha preparado el tutorial que se incluye en este blog, el cual presenta paso a paso la forma como se ingresa al aplicativo, los documentos que se encuentran en las bandejas de workflow, para trámite, las consultas personalizadas y la generación de reportes.
Como podrán observar al ingresar al aplicativo, todas las comunicaciones producidas por la Dirección General durante lo transcurrido del año y remitidas a sus Regionales o Centros de Formación Profesional se encuentran en las bandejas de workflow de la dependencia a su cargo.
Esperamos con este tutorial facilitar y reforzar el conocimiento de todos los usuarios web, en el manejo y operación del aplicativo ONBASE.
Como podrán observar al ingresar al aplicativo, todas las comunicaciones producidas por la Dirección General durante lo transcurrido del año y remitidas a sus Regionales o Centros de Formación Profesional se encuentran en las bandejas de workflow de la dependencia a su cargo.
Esperamos con este tutorial facilitar y reforzar el conocimiento de todos los usuarios web, en el manejo y operación del aplicativo ONBASE.
Atentamente,
MARITZA HIDALGO ANIBAL
Secretaria General
mhidalgo@sena.edu.co
SENA – Dirección General
Teléfono: 5461500 Extensión 2011
jueves, 25 de octubre de 2007
OFICINA SIN PAPEL
SENA – Dirección General
Secretaría General
Grupo Administración de Documentos
PROYECTO: OFICINA SIN PAPELES -COMUNICACIONES INTERNAS VÍA E-MAIL-
INSTRUCTIVO 2
RECOMENDACIONES PARA OPTIMIZAR EL PROCESO
1. Trámites que no requieren de comunicaciones radicadas
2. Recomendaciones para la elaboración de comunicaciones vía e-mail
1. TRÁMITES QUE NO REQUIEREN DE COMUNICACIONES OFICIALES RADICADAS
Les invitamos a adelantar los siguientes trámites sin comunicación oficial radicada:
1.1 Trámite de cuentas de contratos de Servicios Personales. Utilice únicamente el formato de Orden de Pago firmado por el Ordenador del Gasto y el Supervisor y entréguelo directamente al Grupo de Contabilidad.
1.2 Trámite de pago de servicios públicos. Utilice el Outlook para informar sobre el envío de los documentos para pago.
1.3 Legalización de Comisiones ante el área financiera. Utilice únicamente el formato de Comisión.
1.4 Solicitudes de Elementos. Utilice el Outlook.
1.5 Autorizaciones de ingreso de funcionarios en los fines de semana. Utilice el Outlook.
1.6 Traslados de comunicaciones entre dependencias. Utilice el formato de trámite de asuntos.
1.7 Solicitudes de información entre dependencias. Utilice el Outlook.
1.8 Entrega de documentos para archivar en expedientes que reposan en el archivo central. Emplee el formato de control de entrega de documentos.
1.9 Transferencias documentales al archivo central. Emplee el formato de inventario único documental.
2. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES VÍA E-MAIL
2.1 Presentación del texto del e-mail
La información debe registrarse directamente en el formato de Outlook. No se deben adjuntar memorandos con textos en Word.
Los datos que se registren en el cuerpo del texto, deben ser escritos de forma plana, es decir, no se deben incluir cuadros, ni gráficos. Cuando los datos se almacenan en el aplicativo ONBASE se desconfiguran y su presentación resulta incoherente.
2.2 Anexos
2.2.1 En soporte electrónico
Cuando la comunicación vía e-mail contenga anexos, en lo posible adjúntelos en formato electrónico: Word, Excel, PowerPoint. Si se encuentran en soporte físico y el área destinataria no los requiere en soporte físico, solicite que sean digitalizados con anticipación al envío del e-mail. Si no cuenta con scanner, solicite la colaboración del Grupo de Administración de Documentos.
2.2.2 Control de anexos en soporte físico
Cuando el e-mail contenga anexos que deben tramitarse en soporte físico, éstos se entregarán directamente a la dependencia destinataria. A partir del lunes 27 de agosto, todos los e-mails se radicarán sin requerirse de la entrega previa de los anexos al Grupo de Administración de Documentos.
Sin embargo, su entrega se debe efectuar una vez se reciba la notificación de radicación del e-mail. Por lo tanto, todos los funcionarios que elaboren para aprobación y envío por parte del Jefe del área una comunicación oficial vía e-mail, que anuncie la remisión de anexos en soporte físico, deberán incluir en la línea de copia, el nombre de la persona que está tramitando la comunicación con su dirección de correo electrónico, entre paréntesis. De esta forma la persona encargada del trámite, recibirá también, notificación de la radicación efectuada y podrá proceder a la entrega de los anexos al destinatario, directamente.
Ejemplo:
Copia: Oscar Velásquez, Profesional Grupo Administración de Documentos,
(oavelasquez@sena.edu.co).
2.3 Copias
2.3.1 Copias a funcionarios de la Entidad
Cuando se anuncien copias vía e-mail a los funcionarios de la Entidad, diferentes a Directores de Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de la Dirección General, se debe registrar el nombre del funcionario, el cargo y entre paréntesis, la dirección de correo electrónico.
Ejemplo:
Copia: Dra. Maria Ignacia Valencia de Arango, Directora (E.) Regional Meta
(mvalencia@sena.edu.co).
2.3.2 Copias a destinatarios externos
• Solamente a nivel interno.se podrá remitir copia vía e-mail de comunicaciones oficiales.
• Al medio externo (particulares y Entidades) se podrá enviar copia vía e-mail, solamente si así lo ha manifestado el solicitante. En estos eventos también se debe registrar en la línea de copia el nombre y cargo del destinatario y entre paréntesis la dirección de correo electrónico.
• Cuando no haya quedado manifiesta esta solicitud, se debe proceder a elaborar una comunicación impresa en original y copia dirigida al particular o a la Entidad que debe enterarse del asunto, para que sea radicada y entregada a su destinatario en soporte físico papel.
2.4 Sugerencias para el Trámite de Respuestas a comunicaciones oficiales vía e-mail
2.4.1 Reenvíe a los destinatarios encargados de los trámites, los e-mails que está recibiendo por Outlook, para que ellos proyecten las respuestas o adelanten las acciones que solicita el remitente.
2.4.2 Para dar respuesta a los e-mails recibidos puede optar por cualquiera de estas alternativas:
• A través de Outlook, dirigiendo el e-mail de respuesta a grupoadmondocumentos@sena.edu.co y citando en el asunto “CI Por radicar”. En este evento debe citar después del nombre del remitente el número de radicación del e-mail recibido (antecedente) o el NIS, para que puedan relacionarse antecedente y respuesta.
• Desde ONBASE, directamente, utilizando la forma electrónica para generar y enviar respuesta. En esta opción, el radicado se genera automáticamente cuando se efectúa el envío al destinatario del e-mail.
2.5 Sugerencias para organizar la carpeta de COMUNICACIONES ONBASE en el Outlook
Para facilitar la consulta de las comunicaciones oficiales vía e-mail, le sugerimos solicitar al servicio de “Helpdesk” la colaboración para configurar una regla en su Outlook que permita que todos los correos que contengan las expresiones: CI Por radicar, AVISO DE RADICACION EFECTUADA, Radicación de Documentos o Para radicar, se trasladen automáticamente a una carpeta que puede denominar COMUNICACIONES ONBASE.
Secretaría General
Grupo Administración de Documentos
PROYECTO: OFICINA SIN PAPELES -COMUNICACIONES INTERNAS VÍA E-MAIL-
INSTRUCTIVO 2
RECOMENDACIONES PARA OPTIMIZAR EL PROCESO
1. Trámites que no requieren de comunicaciones radicadas
2. Recomendaciones para la elaboración de comunicaciones vía e-mail
1. TRÁMITES QUE NO REQUIEREN DE COMUNICACIONES OFICIALES RADICADAS
Les invitamos a adelantar los siguientes trámites sin comunicación oficial radicada:
1.1 Trámite de cuentas de contratos de Servicios Personales. Utilice únicamente el formato de Orden de Pago firmado por el Ordenador del Gasto y el Supervisor y entréguelo directamente al Grupo de Contabilidad.
1.2 Trámite de pago de servicios públicos. Utilice el Outlook para informar sobre el envío de los documentos para pago.
1.3 Legalización de Comisiones ante el área financiera. Utilice únicamente el formato de Comisión.
1.4 Solicitudes de Elementos. Utilice el Outlook.
1.5 Autorizaciones de ingreso de funcionarios en los fines de semana. Utilice el Outlook.
1.6 Traslados de comunicaciones entre dependencias. Utilice el formato de trámite de asuntos.
1.7 Solicitudes de información entre dependencias. Utilice el Outlook.
1.8 Entrega de documentos para archivar en expedientes que reposan en el archivo central. Emplee el formato de control de entrega de documentos.
1.9 Transferencias documentales al archivo central. Emplee el formato de inventario único documental.
2. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES VÍA E-MAIL
2.1 Presentación del texto del e-mail
La información debe registrarse directamente en el formato de Outlook. No se deben adjuntar memorandos con textos en Word.
Los datos que se registren en el cuerpo del texto, deben ser escritos de forma plana, es decir, no se deben incluir cuadros, ni gráficos. Cuando los datos se almacenan en el aplicativo ONBASE se desconfiguran y su presentación resulta incoherente.
2.2 Anexos
2.2.1 En soporte electrónico
Cuando la comunicación vía e-mail contenga anexos, en lo posible adjúntelos en formato electrónico: Word, Excel, PowerPoint. Si se encuentran en soporte físico y el área destinataria no los requiere en soporte físico, solicite que sean digitalizados con anticipación al envío del e-mail. Si no cuenta con scanner, solicite la colaboración del Grupo de Administración de Documentos.
2.2.2 Control de anexos en soporte físico
Cuando el e-mail contenga anexos que deben tramitarse en soporte físico, éstos se entregarán directamente a la dependencia destinataria. A partir del lunes 27 de agosto, todos los e-mails se radicarán sin requerirse de la entrega previa de los anexos al Grupo de Administración de Documentos.
Sin embargo, su entrega se debe efectuar una vez se reciba la notificación de radicación del e-mail. Por lo tanto, todos los funcionarios que elaboren para aprobación y envío por parte del Jefe del área una comunicación oficial vía e-mail, que anuncie la remisión de anexos en soporte físico, deberán incluir en la línea de copia, el nombre de la persona que está tramitando la comunicación con su dirección de correo electrónico, entre paréntesis. De esta forma la persona encargada del trámite, recibirá también, notificación de la radicación efectuada y podrá proceder a la entrega de los anexos al destinatario, directamente.
Ejemplo:
Copia: Oscar Velásquez, Profesional Grupo Administración de Documentos,
(oavelasquez@sena.edu.co).
2.3 Copias
2.3.1 Copias a funcionarios de la Entidad
Cuando se anuncien copias vía e-mail a los funcionarios de la Entidad, diferentes a Directores de Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de la Dirección General, se debe registrar el nombre del funcionario, el cargo y entre paréntesis, la dirección de correo electrónico.
Ejemplo:
Copia: Dra. Maria Ignacia Valencia de Arango, Directora (E.) Regional Meta
(mvalencia@sena.edu.co).
2.3.2 Copias a destinatarios externos
• Solamente a nivel interno.se podrá remitir copia vía e-mail de comunicaciones oficiales.
• Al medio externo (particulares y Entidades) se podrá enviar copia vía e-mail, solamente si así lo ha manifestado el solicitante. En estos eventos también se debe registrar en la línea de copia el nombre y cargo del destinatario y entre paréntesis la dirección de correo electrónico.
• Cuando no haya quedado manifiesta esta solicitud, se debe proceder a elaborar una comunicación impresa en original y copia dirigida al particular o a la Entidad que debe enterarse del asunto, para que sea radicada y entregada a su destinatario en soporte físico papel.
2.4 Sugerencias para el Trámite de Respuestas a comunicaciones oficiales vía e-mail
2.4.1 Reenvíe a los destinatarios encargados de los trámites, los e-mails que está recibiendo por Outlook, para que ellos proyecten las respuestas o adelanten las acciones que solicita el remitente.
2.4.2 Para dar respuesta a los e-mails recibidos puede optar por cualquiera de estas alternativas:
• A través de Outlook, dirigiendo el e-mail de respuesta a grupoadmondocumentos@sena.edu.co y citando en el asunto “CI Por radicar”. En este evento debe citar después del nombre del remitente el número de radicación del e-mail recibido (antecedente) o el NIS, para que puedan relacionarse antecedente y respuesta.
• Desde ONBASE, directamente, utilizando la forma electrónica para generar y enviar respuesta. En esta opción, el radicado se genera automáticamente cuando se efectúa el envío al destinatario del e-mail.
2.5 Sugerencias para organizar la carpeta de COMUNICACIONES ONBASE en el Outlook
Para facilitar la consulta de las comunicaciones oficiales vía e-mail, le sugerimos solicitar al servicio de “Helpdesk” la colaboración para configurar una regla en su Outlook que permita que todos los correos que contengan las expresiones: CI Por radicar, AVISO DE RADICACION EFECTUADA, Radicación de Documentos o Para radicar, se trasladen automáticamente a una carpeta que puede denominar COMUNICACIONES ONBASE.
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