PARA TODOS LOS DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO Y
COORDINADORES DE GRUPO DE REGIONALES Y CENTROS DE FORMACION PROFESIONAL
El aplicativo de Gestión Electrónica Documental (ONBASE) facilita el almacenamiento, conservación y consulta de la documentación institucional y promueve la racionalidad en el consumo de papel. Sin embargo, se observa con preocupación en las dependencias conectadas, que los funcionarios encargados de la organización de los archivos institucionales han descuidado esta labor por la facilidad que ofrece el aplicativo de imprimir los documentos digitalizados.
Por este motivo debemos recordar que el uso del aplicativo ONBASE promueve la disminución de papel en las oficinas a través de la gestión electrónica de los documentos, pero en ningún momento remplaza la obligatoriedad de organizar la documentación institucional en soporte papel, de acuerdo con la normatividad archivística.
En razón de lo anterior, se han suprimido a todos los funcionarios del nivel asistencial los permisos en el aplicativo ONBASE, para imprimir y reenviar documentos. Estos permisos han quedado habilitados únicamente para los Directores, Jefes de Oficina, Subdirectores y Coordinadores.
Por lo anterior, si los funcionarios a cargo de las dependencias consideran que estos permisos deben ampliarse a otros funcionarios, les agradecemos solicitar esta opción vía e-mail a la Coordinadora del Grupo de Administración de Documentos al correo npvela@sena.edu.co, con el compromiso de vigilar y controlar el uso adecuado del aplicativo, la racionalidad en el consumo de papel y el cumplimiento de la normatividad archivística en la organización de los archivos institucionales, evitando la duplicidad de documentos en soporte papel.
Atentamente,
MARITZA HIDALGO ANIBAL
Secretaria General (12020)
mhidalgoa@sena.edu.co
SENA- Dirección General
